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La numérisation des codes à barres UDI aide l'hôpital VA à gagner en efficacité

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Miami VA Medical Center a été en mesure d'améliorer l'efficacité opérationnelle en assurant un suivi facile et précis des implants et autres dispositifs médicaux.

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Au fur et à mesure que les fabricants et les étiqueteurs d'instruments médicaux marquent leurs produits à l'aide d'identificateurs uniques pour répondre aux exigences de la réglementation UDI (Unique Device Identification) de la FDA des États-Unis, ces identificateurs peuvent également être scannés au point de service. Les fournisseurs de soins de santé peuvent améliorer la sécurité des patients et, en même temps, réaliser des économies opérationnelles en numérisant les codes à barres UDI au fur et à mesure que les produits sont enregistrés et retirés de l'inventaire et utilisés dans le cadre des soins aux patients.

Pour les fabricants qui ont choisi d'utiliser le Système de normes GS1, le numéro d'article commercial mondial (GTIN) GS1 est utilisé comme identificateur unique de dispositif (DI) et les identificateurs d'application (AI) GS1 sont utilisés pour représenter les identificateurs de production (c'est-à-dire le lot/lot, le numéro de série, la date limite d'utilisation et/ou la date de production). Ces informations sont codées dans un code à barres GS1, tel qu'un code à barres linéaire GS1-128 ou un code à barres bidimensionnel (2D) GS1 DataMatrix, et sont donc disponibles pour la numérisation.

Le Veterans Affairs (VA) Medical Center de Miami, en Floride, prouve que les avantages sont importants. L'un des 170 hôpitaux de VA aux États-Unis, l'établissement de Miami est un centre de soins primaires et de mini-traumatologie pour près de 150 000 anciens combattants en Floride du Sud.

L'hôpital passait autrefois d'innombrables heures chaque semaine à entrer manuellement les codes de produits dans les systèmes pour des centaines d'implants médicaux et d'autres produits qui étaient reçus, mis en inventaire et finalement utilisés dans les procédures et les soins aux patients. Lorsque le personnel de l'hôpital a remarqué la présence de codes à barres sur un nombre croissant d'appareils, il savait qu'il serait beaucoup plus efficace et précis de capturer les données à l'aide d'un simple balayage.

Par exemple, l'hôpital effectue plusieurs chirurgies oculaires chaque jour. Les techniciens de l'hôpital ont constaté que la saisie manuelle d'un seul code d'appareil prenait en moyenne 70 secondes, alors qu'avec un lecteur de codes à barres, les mêmes données pouvaient être saisies en seulement 20 secondes. Au cours d'une semaine, cela a représenté plus d'une heure de gain de temps potentiel pour une centaine d'interventions. L'exactitude est également grandement améliorée en réduisant les erreurs humaines et les incohérences inhérentes à la saisie manuelle des données.

Désormais, au fur et à mesure que les dispositifs médicaux et les implants sont reçus, les techniciens scannent les codes à barres pour saisir automatiquement les informations sur les produits. Les données sont ensuite stockées dans le système de gestion des dispositifs médicaux (MDMS) de l'hôpital appelé UDITracker, fourni par Champion Healthcare Technologies, un partenaire de solution GS1 US. Cela leur a permis d'améliorer leur efficacité opérationnelle en assurant un suivi facile et précis des implants et autres dispositifs médicaux.

Champion a aidé l'hôpital à nettoyer sa base de données de noms de produits imprécis et de numéros de catalogue de fabricants non uniques et à utiliser des identificateurs d'appareils uniques et normalisés (GTIN GS1) afin que toute l'information sur les produits soit alignée et puisse être facilement trouvée. Ils travaillent actuellement à l'intégration de l'information sur l'utilisation des implants dans le système exclusif de dossiers de santé électroniques (DSE) de l'hôpital.

Réduire les expirations de produits et accélérer les rappels de produits

Avec son nouveau système, l'hôpital VA de Miami est en mesure de rechercher les produits par date de péremption, de trouver rapidement les produits qui sont proches de leur date de péremption et de les utiliser en premier, ce qui permet de gagner du temps, de réduire les déchets et d'économiser par rapport au contrôle manuel des dates de péremption sur chaque emballage. En fait, le centre médical estime que l'utilisation de stocks qui, autrement, auraient pu expirer, permettrait d'économiser de 5 000 $ à 10 000 $ par mois.

Plus important encore, la lecture des codes à barres a amélioré la sécurité des patients en aidant à éliminer les erreurs humaines. Étant donné que la saisie de renseignements uniques sur l'identification de l'instrument permet d'économiser du temps de suivi, on pourrait s'en servir en cas de rappel. UDITracker inclut une fonction de rappel qui permet aux utilisateurs de cliquer sur l'article rappelé. La technologie montre alors chaque patient dans lequel l'appareil a été utilisé et où les autres appareils sont stockés. Outre le gain de temps que cela représente, les aspects liés à la sécurité des patients sont profonds.

Le passage du Miami VA Medical Center à la numérisation des codes à barres UDI basée sur les normes GS1 a permis de tirer des leçons pour tous les prestataires de soins de santé. Tout d'abord, la mise en œuvre de la réglementation UDI de la FDA américaine contribue à améliorer la sécurité des patients, surtout lorsque les identificateurs uniques des dispositifs sont entièrement saisis au point de service. Deuxièmement, la lecture des codes à barres profite également aux prestataires de soins de santé en leur permettant de réaliser des économies opérationnelles et d'améliorer leurs résultats financiers.