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Les avantages des cahiers de laboratoire électroniques pour la qualité et la conformité des laboratoires

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L'utilisation d'un ELN pour documenter les processus de laboratoire aidera votre organisation à rester conforme et à maintenir l'intégrité des données

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Alors que les laboratoires s'efforcent d'améliorer la qualité, les entreprises adoptent de plus en plus les cahiers de laboratoire électroniques (ELN) pour enregistrer et consulter les données de laboratoire. Par rapport aux carnets papier, ces systèmes peuvent répondre plus efficacement aux exigences de volume, de complexité, d'accessibilité et de sécurité nécessaires au succès des opérations de laboratoire.

Cet article explore les avantages de l'utilisation d'un ELN dans votre laboratoire et explique comment cet outil peut vous aider à maintenir la qualité et la conformité.

Organisation et transparence

L'un des principaux avantages de l'utilisation d'un ELN est qu'il permet d'organiser les données en une source unique. Un système de gestion des données centralisé et structuré tel qu'un ELN contribue non seulement à l'organisation, mais favorise également la transparence entre les professionnels de laboratoire et permet la traçabilité et la reproductibilité des données.

Les ELN fournissent un enregistrement permanent des activités du laboratoire et sont dotés d'un moteur de recherche intégré qui permet au personnel et aux responsables du laboratoire d'accéder beaucoup plus facilement aux informations dont ils ont besoin. Si un membre du laboratoire cherche une expérience réalisée il y a six ans, il n'a pas besoin de chercher page par page dans des protocoles, des notes ou des résultats manuscrits ; une recherche rapide lui donnera toutes les informations nécessaires.

L'enregistrement de toutes les informations expérimentales de routine dans un ELN permet d'éviter les pertes de données, les erreurs de transcription et les dossiers stockés de manière désordonnée. Les ELN résolvent également le problème de la mauvaise écriture et des notes peu claires, qui peuvent causer des problèmes à long terme. En outre, en utilisant un ELN, les organisations peuvent éliminer l'utilisation inutile de papier, ce qui est toujours bon pour l'environnement.

Partage des données

Un autre avantage de l'utilisation d'un ELN est sa capacité à favoriser la collaboration entre les membres du laboratoire. Avec un ELN, chacun peut accéder simultanément aux informations pertinentes sans se soucier des versions contradictoires des documents.

Il est important de noter que les chercheurs peuvent accéder à leurs dossiers à distance, ce qui permet aux parties prenantes géographiquement séparées de collaborer. Cela profite aux entreprises qui cherchent à adopter des modèles de travail flexibles et soulage les chercheurs des difficultés qui surviennent lorsque l'accès physique aux installations est restreint, comme cela a été le cas pendant la pandémie de COVID-19. La mise en œuvre d'une plateforme ELN permet également d'éviter de transporter des cahiers de laboratoire physiques entre les différents sites, ce qui réduit le risque de contamination croisée et de perte de données.

En outre, les membres du laboratoire peuvent partager des documents en toute sécurité par courrier électronique ou via des plateformes de partage de fichiers comme Dropbox ou Google Drive. Grâce à l'amélioration de l'accessibilité des données, les scientifiques de différents départements et sites internationaux peuvent collaborer aussi facilement qu'une seule équipe.

Des économies de temps et d'argent

Les entreprises qui mettent en œuvre des ELN peuvent économiser du temps et de l'argent en supprimant la nécessité d'imprimer plusieurs copies de documents et de remplir manuellement des formulaires.

Une enquête menée auprès d'utilisateurs d'ELN a comparé le temps nécessaire à l'exécution des tâches avant et après la mise en œuvre de l'ELN dans leur laboratoire. L'enquête a montré qu'en moyenne, les scientifiques gagnaient neuf heures par semaine en utilisant un ELN. Pour certaines personnes, le gain de temps s'élevait à 17 heures par semaine. La plupart des chercheurs ont indiqué que l'utilisation d'un ELN réduisait le temps investi dans la préparation des réunions et la rédaction des courriels.

Automatisation du flux de travail

Les ELN offrent des fonctionnalités d'automatisation du flux de travail qui facilitent la gestion des tâches par les équipes. Par exemple, certaines plateformes ELN se connectent à des systèmes existants et à des applications tierces comme HubSpot, Google Sheets et Shopify pour unifier les données de laboratoire en un seul endroit. Les utilisateurs peuvent également profiter de protocoles pré-remplis ou de modèles de procédures opérationnelles standard et définir des règles d'automatisation pour préparer rapidement leurs projets.

Certains ELN intègrent un système de suivi des stocks qui permet de gérer les stocks du laboratoire dans le même logiciel que celui qui stocke les données. Les laboratoires peuvent utiliser cette fonctionnalité pour assurer le suivi des matériaux utilisés dans les processus de production et automatiser les tâches liées au contrôle des stocks, comme le traitement des commandes et l'expédition. Cela signifie une efficacité accrue, une réduction des coûts et un meilleur service à la clientèle.

Sécurité des données et conformité

Les ELN offrent une sécurité inégalée par rapport aux carnets papier. Alors que les carnets papier traditionnels peuvent être perdus ou volés, les ELN disposent de méthodes de sauvegarde qui empêchent la perte d'informations. Par exemple, le stockage en nuage permet des sauvegardes automatiques fréquentes. En outre, les ELN offrent plusieurs moyens d'exporter les données, ce qui permet aux responsables de laboratoire de conserver une copie actualisée de toutes les informations contenues dans leur ELN.

En général, toutes les informations transférées et traitées à partir des ELN sont cryptées. En outre, la détection par force brute des mots de passe sur les comptes d'hébergement et l'authentification multifactorielle protègent les données des ELN.

Dans la plupart des ELN commerciaux, les droits et les rôles des utilisateurs limitent l'accès à la visualisation et à la modification aux seuls membres du laboratoire concernés. La spécificité des informations et la manière dont elles sont consultées, partagées et exportées peuvent être contrôlées, ce qui empêche l'accès non autorisé aux données sensibles.

Les fonctions de conformité, telles que les pistes d'audit, permettent aux utilisateurs de suivre facilement les modifications apportées au fil du temps et de savoir qui les a effectuées. Ces fonctions améliorent la sécurité tout en respectant les réglementations sectorielles telles que la loi sur la portabilité et la responsabilité de l'assurance maladie ou le règlement général sur la protection des données. De nombreux ELN sont également conformes à la norme FDA 21 CFR Part 11.

Les ELN améliorent la productivité sans sacrifier la sécurité

Les cas d'utilisation des ELN dans les différents secteurs sont variés mais universellement bénéfiques en raison de leur capacité à faire gagner du temps tout en augmentant la précision des informations saisies. En utilisant une solution ELN plutôt que des cahiers de laboratoire en papier ou des systèmes de classement manuels, les organisations peuvent améliorer leur productivité sans sacrifier la sécurité ni compromettre l'intégrité des données.

Des fonctions intégrées qui optimisent la recherche aux modèles adaptés aux besoins de chaque établissement, les ELN permettent aux laboratoires d'assurer le bon déroulement de leurs flux de travail tout en suivant les meilleures pratiques de recherche. Grâce à ces fonctionnalités, les organisations peuvent maintenir une efficacité opérationnelle élevée, et les responsables de laboratoire peuvent s'assurer que tous les processus sont conformes aux réglementations nécessaires.