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Les étapes clés d'une mise en œuvre réussie des dossiers médicaux électroniques

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Le chemin vers le bien-être commence par un dossier (médical)

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Les dossiers médicaux électroniques (DME) jouent un rôle essentiel dans les soins de santé d'aujourd'hui. Ils sont utilisés dans tous les domaines, depuis le diagnostic des patients jusqu'au paiement des services. La mise en œuvre du DME est donc essentielle à la réussite et aux objectifs à court et à long terme du groupe médical.

Comprendre les systèmes de DME et leur rôle
Qu'est-ce que la mise en œuvre du DME ?
Les avantages de la mise en œuvre du DME
Relever les défis de la mise en œuvre du DME
Huit étapes pour une mise en œuvre réussie du DME

Comprendre les systèmes de DME et leur rôle
Le dossier médical électronique (DME) est l'équivalent numérique du dossier médical d'un patient. Les systèmes de DME sont conçus pour gérer efficacement ces dossiers, en améliorant la façon dont les prestataires de soins de santé stockent, consultent et échangent les informations relatives aux patients.

Ces systèmes sont couramment utilisés de diverses manières dans le secteur des soins de santé, par exemple :

Rationalisation de la documentation : Les DME permettent aux professionnels de la santé de documenter les rencontres avec les patients de manière rapide et précise, ce qui réduit le temps consacré à la paperasserie et permet de se concentrer davantage sur les soins aux patients.
Amélioration de l'accessibilité : Les prestataires de soins autorisés peuvent facilement accéder aux antécédents médicaux d'un patient, y compris les médicaments, les allergies, les résultats de laboratoire et les examens d'imagerie, à partir de n'importe quel endroit équipé de la technologie appropriée, ce qui facilite la prise de décisions cliniques plus éclairées.
Amélioration de la coordination des soins : Les systèmes de DME facilitent une communication transparente entre les différents prestataires de soins de santé impliqués dans la prise en charge d'un patient. Cette interconnexion permet de coordonner les plans de traitement, de suivre les orientations et de surveiller les progrès, ce qui se traduit par des soins plus cohérents.
Analyse des données et établissement de rapports : De nombreuses plateformes de DME sont équipées d'outils d'analyse qui aident les établissements de santé à suivre les résultats, à gérer les populations et à identifier les tendances en matière de santé des patients, ce qui peut en fin de compte contribuer aux initiatives d'amélioration de la qualité.
Engagement des patients : Certains systèmes de DME permettent aux patients d'accéder à leurs propres dossiers par l'intermédiaire de portails patients, ce qui leur permet de jouer un rôle actif dans leurs soins de santé en consultant les résultats des examens, en prenant rendez-vous et en communiquant avec leurs prestataires.

Qu'est-ce que la mise en œuvre du DME ?
La mise en œuvre du DME est le déploiement d'un système de DME (ou de plusieurs systèmes !) dans l'ensemble d'un groupe médical. Il peut s'agir de numériser les dossiers papier manuscrits de votre groupe, de passer à un nouveau logiciel de DME ou d'une combinaison des deux.

Les avantages de la mise en œuvre du DME
Le secteur de la santé est constamment à la recherche de moyens pour fournir des soins de haute qualité aux patients. Voici quelques avantages des systèmes de DME pour votre organisation.

Gagner de l'espace : Dans le passé, les cabinets médicaux et les cliniques stockaient, géraient et récupéraient les dossiers papier des patients. Ce stockage prenait un espace précieux. Comme les systèmes de DME conservent tous les dossiers en un seul endroit, ils libèrent de l'espace pour améliorer les soins aux patients.
Optimiser les flux de travail : La prise de rendez-vous, l'extraction des dossiers et l'enregistrement des patients sont des tâches routinières qui prennent du temps. Les systèmes de DME réduisent ces charges de travail, ce qui permet au personnel de se concentrer sur l'amélioration du service à la clientèle et des soins aux patients.
Réduire les erreurs : Les erreurs d'orthographe du nom d'un patient, les erreurs de médication et d'autres erreurs de ce type ralentissent les soins aux patients ou sont désastreuses dans certains cas. Les DME réduisent les erreurs en les signalant. Ils peuvent également signaler d'autres problèmes tels que les conflits de médicaments et les traitements en double.
Une plus grande accessibilité : Normalement, les dossiers papier sont consultés et mis à jour par un seul prestataire. Les faire consulter par plusieurs personnes pouvait être fastidieux, car il fallait faire des copies, les envoyer par la poste, réconcilier les mises à jour de chaque personne, etc. En revanche, les DME peuvent être consultés par plusieurs prestataires simultanément et en temps réel grâce à des ordinateurs médicaux. Ils peuvent le faire même à distance, par exemple dans une autre pièce ou un autre pays. Les équipes médicales peuvent alors travailler à partir de la même page dans le cadre de procédures complexes telles que les transplantations d'organes.

Relever les défis de la mise en œuvre du DME
Les avantages des systèmes de DME sont nombreux. Le revers de la médaille est que les systèmes de DME sont nécessairement complexes pour offrir une telle diversité. Voici quelques écueils à prendre en compte lors de la mise en œuvre du DME dans votre groupe médical.

Perturbation du flux de travail : Vous constaterez un ralentissement des processus et procédures habituels pendant que le personnel travaille avec le nouveau système.
Interopérabilité limitée / migration des données : Il se peut que vos anciens appareils et équipements médicaux ne soient pas en mesure de communiquer avec le DME. Il se peut aussi que le service informatique des soins de santé ait des difficultés à faire correspondre les enregistrements avec les champs d'enregistrement du nouveau système.
Résistance du personnel : Vos employés peuvent s'en tenir à l'ancien système et refuser d'apprendre le nouveau.
Formation inadéquate ou longue : Les employés qui apprennent le nouveau système le trouvent déroutant et posent constamment des questions ou demandent de l'aide.
Coûts élevés : La mise en œuvre d'un DME est coûteuse, qu'il s'agisse du coût des logiciels et du matériel, de la formation ou de l'assistance.

Huit étapes pour une mise en œuvre réussie du DME
Vous et votre groupe médical avez donc décidé que le nouveau système en valait la peine. Quelle est la meilleure façon de le mettre en place avec le moins de problèmes possible ?

La mise en œuvre du DME nécessite une planification, une collaboration et une coordination importantes. Votre plan de déploiement doit comprendre les principales étapes et les meilleures pratiques suivantes :

Étape 1. Planifier une feuille de route pour la mise en œuvre du DME
Créez une liste de contrôle de toutes les tâches nécessaires. Par exemple :

Qui sont les parties prenantes ?
Quel est le budget ?
Quelles sont les caractéristiques exactes du système de DME dont vous avez besoin ?

Une tâche que vous voudrez certainement noter est la manière dont vous aborderez chacun d'entre eux. Il existe deux approches :

L'approche modulaire décompose les tâches en sous-tâches plus petites et plus simples. Différentes personnes et équipes sont chargées de les accomplir.
L'approche par étapes consiste à terminer chaque tâche avant de passer à la suivante.

Étape 2. Définir votre budget
Votre groupe de soins de santé fournira très probablement les fonds nécessaires à la mise en œuvre du DME. Lorsque vous allouez des fonds à diverses tâches, telles que les ordinateurs médicaux et la formation, gardez à l'esprit l'objectif d'améliorer la qualité des services de santé tout en réduisant les coûts.

Facteurs à prendre en compte dans les coûts de mise en œuvre du DME :

Logiciels de DME (de base et mensuels)
Matériel informatique
Formation et développement
Intégration et essais
Support technique

Récemment, de nombreux groupes médicaux ont envisagé d'intégrer l'intelligence artificielle dans leurs DME. Si vous faites partie de ces groupes, faites des recherches sur les ordinateurs d'IA pour vous assurer que les coûts plus élevés vous permettent d'atteindre vos objectifs.

Étape 3. Nommez des chefs de projet solides
Vous aurez besoin d'une équipe pour veiller à ce que chaque processus et chaque tâche du plan soient réalisés dans les délais et dans le respect du budget. Les membres de l'équipe sont généralement les suivants

Gestionnaire de projet ou de pratique - gère la mise en œuvre du DME, y compris les tests post-déploiement.
Analyste d'application - responsable de la migration et du nettoyage des données du DME.
Développeur d'applications : personnalise le système de DME.
Ingénieur de test AQ : responsable des tests et des performances du système de DME.
Médecin défenseur : donne le point de vue du prestataire sur la formation, les données et les tests du logiciel.
Représentant de l'infirmière : donne le point de vue de l'infirmière sur la formation, les données et les tests du logiciel.
Défenseur de la facturation - représente le point de vue du service de comptabilité et de facturation sur le logiciel.

Étape 4. Choisir le bon logiciel de DME
Les DME sont des programmes complexes dotés de multiples capacités et fonctionnalités. Le choix du bon dossier médical électronique est l'une des tâches les plus difficiles de la mise en œuvre du DME.

Les étapes suivantes peuvent vous aider à affiner votre sélection.

1. Quelles sont vos priorités en matière de DME ?

Contrôle des coûts
Convivialité
Hébergement dans le nuage
Mise en œuvre et formation
Intégration avec les systèmes actuels
Service clientèle
Être certifié DME par l'Office of the National Coordinator for Health Information Technology (Office du coordinateur national pour les technologies de l'information dans le domaine de la santé)

2. Contactez les fournisseurs de DME. Demandez à chacun d'eux des demandes d'information (RFI) et des demandes de propositions (RFP). Ne pas tenir compte de ceux qui ne sont pas conformes à la loi HIPAA.
3. Demandez à votre équipe d'évaluer les demandes d'information et les appels d'offres. Dans quelle mesure correspondent-ils à vos priorités ?
4. Établissez une liste restreinte des trois ou quatre meilleurs fournisseurs.
5. Invitez les fournisseurs à faire une démonstration de leurs systèmes. Posez des questions. Par exemple, un moniteur de qualité médicale optimale fonctionne-t-il avec le DME ?
6. Enfin, choisissez votre fournisseur.

Étape 5. Préparer votre infrastructure technologique
Au cours de cette étape, votre équipe prépare les réseaux de votre groupe afin de s'assurer que son infrastructure est prête pour le nouveau système. Par exemple, assurez-vous que la bande passante et la puissance de traitement sont suffisantes pour fonctionner efficacement avec le logiciel.

Étape 6. Tester et dépanner votre système
Cette étape consiste à transférer les données de l'ancien système vers le nouveau. Points à prendre en compte :

Que faut-il transférer ? Quels sont les champs à transférer ?
Convertir les documents papier en documents électroniques.
Nettoyer et vérifier les données.
Mettre en place la base de données du DME.
Migrer les données vers le nouveau système.
Tester et vérifier que toutes les données et tous les dossiers médicaux, anciens et nouveaux, sont correctement placés.

Il va sans dire que vous devez disposer d'une stratégie de sauvegarde au cas où des problèmes surviendraient avec le nouveau système de DME.

Étape 7. Former les utilisateurs
Vous devriez commencer cette étape le plus tôt possible, car la formation permet aux utilisateurs de s'adapter au nouveau système lorsqu'il est mis en service, ce qui minimise les perturbations sur le lieu de travail.

Deux méthodes de formation sont généralement disponibles :

Les membres du personnel lisent les guides de l'utilisateur et regardent des vidéos d'instruction dans le cadre d'une formation à leur propre rythme.
La formation sur site fait appel à un instructeur qui se rend sur le lieu de travail pour former les utilisateurs.

Étape 8. Apporter des améliorations continues
Au cours de cette dernière étape, vous et votre équipe évaluez le logiciel et veillez à ce qu'il réponde à vos objectifs. Les points à prendre en compte sont les suivants

Le nouveau système est-il rentable, à court et à long terme ?
Les taux d'erreur sont-ils acceptables ?
Que pensent nos patients du nouveau système ?
Que pensent nos prestataires du nouveau système ?

La mise en œuvre du DME devient un jeu d'enfant grâce aux ordinateurs de Cybernet
Les dossiers médicaux électroniques sont essentiels pour les soins de santé d'aujourd'hui, et ils sont utilisés pour simplifier les problèmes de flux de travail, comme la réduction des erreurs, et pour remplir rapidement les ordonnances. Le déploiement des systèmes de DME, appelé mise en œuvre du DME, est un processus long et complexe en raison de la portée et des fonctions impliquées. Les groupes médicaux peuvent réduire les problèmes de déploiement au minimum grâce à une feuille de route bien définie, à une équipe de mise en œuvre compétente et à une planification méticuleuse étape par étape.

Contactez un professionnel de l'équipe Cybernet si vous souhaitez mettre en place un système de DME au sein de votre organisation médicale. Les principaux groupes de soins de santé utilisent nos PC, tablettes et box PC de qualité médicale, qu'ils jugent robustes, fiables et rentables pour répondre à leurs besoins en matière de dossiers médicaux.