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Comment résoudre le problème croissant de l'annulation de l'emploi des patients

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Les annulations de rendez-vous sont de plus en plus fréquentes, les patients craignant toujours d'être infectés. Découvrez quelques-unes des stratégies les plus populaires pour réduire ces annulations et répondre aux besoins de vos patients.

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Les patients annulent leurs rendez-vous depuis bien avant l'apparition de la COVID-19 pour un certain nombre de raisons. Des problèmes financiers et nerveux aux problèmes de commodité et de disponibilité, les raisons d'annulation et de retard de dernière minute ne manquent pas. Aujourd'hui, cependant, les raisons sont encore plus nombreuses, car la crainte d'une infection est une cause très réelle et très justifiée d'inquiétude et d'évitement d'un rendez-vous chez le médecin.

De nombreux patients, bien qu'on leur ait dit que les établissements sont maintenant suffisamment sûrs pour justifier leur venue pour des procédures non essentielles, craignent toujours d'être exposés à un risque d'infection, surtout si l'établissement en question est connu pour traiter les cas de COVID.

Comment éviter que les patients n'annulent leurs rendez-vous

1.) Préparer les opérations pour la nouvelle normalité

Il va sans dire que l'espace de la santé a changé à jamais. Il sera essentiel de se préparer au nouveau statu quo dans les années à venir, car les hôpitaux se battent pour assurer à leurs patients qu'ils peuvent être soignés en toute sécurité dans leurs installations.

Beaucoup ont commencé à mettre en place un système de rendez-vous échelonnés dans lequel les rendez-vous doivent être plus espacés les uns des autres afin de limiter les foules et les possibilités de transmission. En outre, le personnel devra améliorer les protocoles de contrôle des infections avec du matériel tel que des tablettes médicales certifiées IP65 et optimisées pour résister à de multiples désinfections.

2.) Communiquer sur les mesures prises pour assurer la sécurité des patients

Les cas d'utilisation de matériel médical pendant une pandémie sont avérés et peuvent apaiser les craintes de votre personnel, mais il est également important d'informer vos patients sur les solutions mises en œuvre. L'anxiété liée à l'infection est au premier plan dans l'esprit de la plupart des patients, sinon de tous. Les établissements doivent s'attaquer à ces points douloureux en les informant de toutes les politiques qui ont été adoptées pour limiter l'exposition des patients et du personnel. Cela peut se faire de plusieurs façons.

Le personnel en contact avec les patients qui s'occupe de fixer les rendez-vous, par exemple, peut suivre ces procédures avec les patients au téléphone lorsqu'ils fixent ou même confirment leurs rendez-vous.

Si vous souhaitez faire connaître ces procédures avant même la prise de rendez-vous, vous pouvez également les partager numériquement avec vos patients par le biais de messages conformes à la loi HIPAA ou même par des messages textuels automatisés.

Enfin, vous pouvez également faire part de vos efforts en cours pour protéger les patients en ligne en publiant un message sur le site de votre établissement.

3.) Avoir une politique claire en matière d'annulation de rendez-vous

Les patients doivent comprendre que le temps de votre personnel est précieux et que le temps qu'ils ont réservé pour un rendez-vous est du temps qui aurait pu être consacré à un patient qui en a plus besoin. C'est pourquoi il est recommandé aux établissements de créer une politique d'annulation de rendez-vous largement répandue et facile à comprendre, qui mette l'accent sur

- Un délai dans lequel les patients peuvent annuler sans être pénalisés

- Sanctions en cas d'annulation soudaine d'un rendez-vous ou de non-présentation

- La procédure de reprogrammation d'une nomination

De nombreux établissements ont également trouvé efficace de faire appel au côté plus empathique de leurs patients afin de leur faire comprendre combien il est important pour eux d'annuler rapidement.

En suivant ce modèle de politique, un simple avertissement que vous pouvez placer dans un e-mail ou un texte à un patient avec un rendez-vous à venir pourrait être :

"Veuillez noter : Nous demandons un préavis d'au moins 24 heures pour annuler un rendez-vous afin d'éviter des frais d'annulation de 25 $. Nous vous demandons ce préavis afin de disposer de suffisamment de temps pour donner votre créneau de rendez-vous à d'autres patients qui pourraient en avoir besoin si vous ne pouviez pas venir. Nous vous remercions de votre compréhension"

4.) Commencer à confirmer les rendez-vous

La confirmation des rendez-vous n'éliminera en aucun cas les annulations ou les retards des patients, mais elle peut donner aux patients une chance supplémentaire d'annuler plus tôt, ce qui vous permet de programmer un autre patient.

Heureusement, le processus de confirmation peut être entièrement automatisé avec un logiciel de messagerie tel que Weave. Avec de tels processus, tout ce que les patients ont à faire est de répondre par oui ou par non à la question de savoir s'ils peuvent ou non s'en sortir.

5.) Faciliter la prise de rendez-vous et leur maintien

Le plus souvent, les patients annulent leurs rendez-vous pour des raisons de commodité.

En tant qu'établissement cherchant à répondre à ces préoccupations, l'investissement dans des programmes, tels que la télésanté, qui facilitent la planification, la programmation et la prise de rendez-vous, peut contribuer à augmenter le nombre de personnes qui respectent les rendez-vous.

Pour ceux qui souhaitent investir dans des solutions de télésanté, du matériel tel que des tablettes médicales ou des moniteurs médicaux à piles peut fournir au personnel des postes de travail légers qui peuvent être facilement déplacés dans des salles isolées où ils peuvent avoir des rendez-vous à distance avec leurs patients. L'utilisation de ces solutions pour les contrôles rapides, les rendez-vous et surtout le triage des symptômes peut contribuer à accélérer les visites, ce qui permet aux patients de respecter plus facilement leurs rendez-vous.

Le traitement d'une annulation de rendez-vous consiste à amortir le coup

En prenant le temps d'apprendre pourquoi les patients annulent leurs rendez-vous et en utilisant ces connaissances dans vos stratégies pour limiter les annulations, votre équipe peut commencer à voir des résultats prometteurs même pendant ces périodes extrêmement éprouvantes. Pour plus d'informations sur la manière dont votre équipe peut commencer à réduire les annulations et les retards des patients, consultez un expert de Cybernet dès aujourd'hui.