COMMENT LES FAX ENTRAVENT LE REM (ET COMMENT LE RÉSOUDRE)

Pourquoi les télécopieurs doivent suivre le chemin du Walkman.

Vous voulez voir si le voyage dans le temps est réel ? Entrez simplement dans le cabinet d'un médecin ou dans un hôpital et demandez à utiliser leur télécopieur.

Le télécopieur a été inventé au début des années 1960 et a connu son apogée à la fin des années 1980. Aujourd'hui, près de 90 % des organisations de soins de santé utilisent des télécopieurs, dont environ 75 % à des fins de communication uniquement. Il y a quatre raisons pour lesquelles il est temps que cette relique disparaisse comme le Walkman, les cassettes VHS et le sac banane.

Perte de temps et d'argent

L'utilisation d'appels téléphoniques, de fax, etc. pour traiter des informations médicales coûte au secteur de la santé plus de 9 milliards de dollars par an. C'est 6 $ à 11 $ de plus par élément d'information que si cela se faisait via un DME comme Epic. La société de services professionnels PricewaterhouseCoopers (PwC) fixe le coût de la main-d'œuvre pour les médecins seuls à 20 $ pour chaque morceau de papier.

Les télécopieurs coûtent aussi du temps. Le personnel de santé doit passer ses heures de travail limitées à récupérer physiquement, à intégrer (c'est-à-dire à saisir ou saisir des données) et à détruire tout document confidentiel conformément aux règles HIPAA. Les fournisseurs remplissant et faxant ces formulaires peuvent prendre en moyenne 8 minutes par pièce, certains nécessitant jusqu'à 30 minutes. Tous ces éléments sont gaspillés au moment où ils sont mieux dépensés pour les soins aux patients.

Le personnel de soutien, comme l'informatique de la santé, est également touché. L'équipement de télécopie, qu'il s'agisse de nouvelles machines ou d'anciennes machines, doit être entretenu. Cela coûte du temps et de l'argent aux techniciens qui seraient mieux utilisés pour des tâches plus importantes telles que la sécurisation du réseau hospitalier ou l'achat de tablettes médicales nécessaires pour l'USI.

Les bourrages papier peuvent coûter des vies et de l'argent

Les pages manquantes ou bloquées, les signaux occupés et les impressions floues sont des problèmes bien connus des télécopieurs. Normalement, ils ne sont qu'une gêne pour le consommateur ou l'entreprise moyen. Pour les groupes médicaux et les hôpitaux, les problèmes de télécopie peuvent être une question de vie ou de mort. Comme le PDG de CareAlign, Subha Airan-Javia, l'illustre de manière frappante : "La semaine dernière, nous avons reçu par fax les dossiers médicaux d'un patient qui formaient une pile de deux pouces d'épaisseur. Et c'est arrivé dans deux ou trois fax différents, parce qu'il n'y avait plus de papier à mi-parcours, et tout était désorganisé, et il manquait des feuilles. C'était le bordel.

"Et j'étais là, essayant de rassembler toutes ces informations, c'était comme trier les informations de carte de crédit d'une année pour 20 cartes différentes, et être censé équilibrer immédiatement votre chéquier et savoir combien d'argent vous avez sur chaque compte, à l'heure actuelle. C'est presque impossible.

Les confitures sont chères aussi. Le PwC estime que l'organisation de soins de santé moyenne dépense un minimum de 200 $ pour chaque enregistrement manquant seul, sans parler de 120 $ par copie papier en coût de main-d'œuvre.

Cybersécurité sur papier

Enfin, les télécopieurs ne sont pas couverts par les règles HIPAA sur le cryptage des données. En effet, les informations à faxer n'étaient pas numériques sous leur forme papier d'origine.

Toutefois, les impressions de fax contenant des informations sur le patient sont couvertes par les règles HIPAA. Les organismes de santé sont responsables si l'impression n'est pas récupérée rapidement par le personnel autorisé, laissée seule, perdue ou, pire, emportée par du personnel non autorisé. Les tribunaux ont statué que les groupes sont toujours responsables si les informations sont faxées au mauvais numéro.

Les télécopieurs sont également vulnérables aux cyberattaques.

Les solutions arrivent. Tout doucement.

L'administration Obama en 2009 a fourni des fonds pour que les organisations de soins de santé privées passent aux DME. Il n'était pas nécessaire que ces systèmes puissent communiquer entre eux, c'est-à-dire l'interopérabilité. Une étude publiée en 2013 a montré que seulement 41 % des hôpitaux aux États-Unis étaient en mesure d'échanger les dossiers médicaux des patients avec d'autres systèmes. Les télécopieurs, les appels téléphoniques et même le courrier physique ont dû être utilisés pour faire face à ce manque d'interopérabilité.

Le gouvernement, réalisant son erreur, encourage l'interopérabilité entre les groupes de santé. A déclaré Seema Verma, administrateur des Centers for Medicare et Medicaid Services en 2018 : "Si je pouvais défier les développeurs dans le cadre d'une mission, c'est d'aider à faire des cabinets médicaux une zone sans fax d'ici 2020."

Le secteur privé a également progressé. Divers groupes de soins de santé ont développé des échanges d'informations sur la santé (HIE) pour partager des informations sur les patients sans enfreindre les règles de confidentialité HIPAA. Malheureusement, les HIE sont limités à certains emplacements géographiques, comme au sein des États.

Réflexions finales

Les télécopieurs dans les cabinets médicaux sont un retour à une époque antérieure. Les EMR résolvent efficacement leurs gros défauts tels que les coûts, les bourrages papier et le manque de cybersécurité. Contactez un expert de Cybernet si vous cherchez à passer de la télécopie à des systèmes modernes.