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#Actualités du secteur
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ÉTAPES CLÉS POUR UNE MISE EN ŒUVRE RÉUSSIE DES DOSSIERS MÉDICAUX ÉLECTRONIQUES
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Mettre en œuvre efficacement les systèmes de DME avec un minimum de perturbations
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Les systèmes de dossiers médicaux électroniques (DME) s'occupent de tout, depuis la documentation des données du patient et la prise de rendez-vous jusqu'à l'exécution des ordonnances et la vérification de l'assurance. Contrairement aux anciens systèmes et à leurs fichiers et dossiers remplis de papier, vous pouvez faire tout cela et bien plus encore sur un ordinateur ou une tablette de qualité médicale.
L'article d'aujourd'hui traite des avantages de la mise en œuvre d'un système de DME dans l'ensemble de votre groupe médical ou de votre organisation. Nous présentons les étapes de la mise en œuvre du DME pour vous guider dans les étapes suivantes :
Sélectionner et préparer le logiciel de DME
Assurer la conformité avec les réglementations en matière de protection de la vie privée et de sécurité
Formation de l'équipe soignante de l'organisation
Résolution des problèmes éventuels
Qu'est-ce que la mise en œuvre du dossier médical électronique ?
Un dossier médical électronique (DME) est une version numérique du dossier papier d'un patient. Le premier système de DME a été introduit en 1972, et les systèmes ultérieurs ont considérablement révolutionné les soins de santé par des moyens numériques depuis lors.
La mise en œuvre du DME fait référence au processus de transition d'un cabinet médical ou d'un groupe de dossiers médicaux sur papier vers un système logiciel. Cette transition peut également impliquer le passage d'un logiciel existant à un nouveau.
Les organismes de soins de santé mettent en place des dossiers médicaux électroniques afin de fournir des soins modernes aux patients.
Cas d'utilisation des dossiers médicaux électroniques
Les cinq principaux cas d'utilisation du DME sont les suivants
Les dossiers des patients : Les prestataires et le personnel médical peuvent facilement accéder à l'historique médical complet d'un patient sur n'importe quel ordinateur médical connecté. Les mises à jour peuvent être effectuées et visualisées en temps réel.
Surveillance à distance des patients et soins assistés : Les prestataires peuvent obtenir des mises à jour en temps réel sur l'état d'un patient, qu'il soit à son domicile, dans un établissement de soins assistés ou dans un autre lieu éloigné.
Connectivité avec les laboratoires médicaux : Un DME peut immédiatement récupérer les derniers tests sanguins, radiographies et rapports de pathologie d'un patient pour examen.
Prescription médicale : Les médicaments peuvent être envoyés à la pharmacie principale du patient par simple pression d'un bouton.
Formulaires de facturation : Toutes les transactions facturables sont regroupées en un seul endroit pour que les services comptables et financiers puissent les examiner et les facturer de manière appropriée.
Avantages de la mise en œuvre du DME
Ces cas d'utilisation laissent entrevoir les avantages des systèmes de DME, qui tournent autour d'une meilleure qualité des soins, d'une amélioration des résultats et de la sécurité des patients, et d'une meilleure communication entre les patients et les prestataires de soins.
Ces avantages sont les suivants
Gain de place : Les systèmes de DME permettent de gagner de la place et de réduire les coûts opérationnels en conservant les dossiers en un seul endroit. Les cabinets médicaux et les cliniques n'ont plus besoin de stocker, de gérer et de récupérer les dossiers papier, qui peuvent être dispersés dans l'ensemble de l'établissement médical.
Optimisation des flux de travail : Un système de DME réduit les tâches inutiles ou redondantes tout en assurant le suivi des patients et de leurs visiteurs. Les membres du personnel disposent ainsi d'un temps précieux pour se consacrer à d'autres tâches plus vitales, comme les soins aux patients.
Réduction des erreurs : Les DME contribuent à réduire les erreurs de documentation, telles que les fautes d'orthographe dans le nom d'un patient ou dans le nom d'un médicament. Ils peuvent également alerter les prestataires en cas de conflit de traitement ou éviter les examens répétés en indiquant au prestataire si un examen particulier a déjà été demandé. Toutes ces mesures améliorent les soins aux patients.
Une plus grande accessibilité : Plusieurs prestataires peuvent consulter simultanément le DME d'un patient, à condition d'en avoir l'autorisation. Cela permet aux équipes médicales de travailler à partir de la même page dans le cadre de procédures complexes telles que les transplantations d'organes.
Combien de temps dure la mise en œuvre du DME ?
De nombreux facteurs et variables influent sur la durée de mise en œuvre d'un système de dossier médical électronique (DME).
Un organisme de soins de santé de taille moyenne à grande peut mettre en œuvre un nouveau système de dossier médical électronique en l'espace d'un an. Si vous mettez à jour votre système actuel, ce chiffre peut être ramené à six ou neuf mois.
Un praticien individuel ou un petit groupe médical peut mettre en place son système de DME en six à neuf mois. Certains peuvent le faire en quelques semaines seulement. Là encore, tout dépend des facteurs et des variables en jeu.
Huit étapes pour une mise en œuvre réussie du DME
La mise en œuvre d'un système de dossier médical électronique (DME) nécessite une planification, une collaboration et une coordination importantes. Vous et votre équipe informatique de santé devrez veiller à ce que le plan de mise en œuvre soit aussi détaillé que possible. Lorsqu'il est bien fait, un nouveau système de DME peut améliorer considérablement la qualité des soins aux patients tout en maintenant les coûts au même niveau, voire en les réduisant.
Nous vous proposons les huit meilleures pratiques et étapes suivantes, assorties de mesures à prendre, pour vous aider à réussir la mise en œuvre du DME au sein de votre organisation.
1. Planifier une feuille de route pour la mise en œuvre du DME
La première étape consiste à dresser une liste de contrôle de toutes les tâches nécessaires, y compris l'établissement :
Qui sont les parties prenantes ?
Quel est le budget ?
Quelles sont les caractéristiques exactes du système de DME dont vous avez besoin ?
Ces questions - et bien d'autres encore - ne sont que quelques-unes des questions à poser lorsque vous et le service informatique de la santé réfléchissez à la liste de contrôle.
Un excellent point de départ pour votre feuille de route est de décider si la mise en œuvre du DME se fera de manière modulaire ou étape par étape :
L'approche modulaire décompose les tâches en sous-tâches plus petites et plus simples, sur lesquelles travaillent indépendamment différentes personnes et équipes.
Étape par étape, chaque tâche est entièrement achevée avant de passer à la suivante.
Après avoir choisi votre approche, suivez les étapes suivantes pour réussir la mise en œuvre d'un système de dossiers médicaux électroniques.
2. Définissez votre budget
Lorsque vous établissez le budget de votre système de DME, vous devez viser l'amélioration de la qualité des services de santé et la réduction des coûts. De nombreux organismes de santé ont dépensé trop d'argent lors de la mise en œuvre du DME, avec un retour sur investissement faible, voire nul.
La Healthcare Financial Management Association a élaboré un modèle de budget pour la mise en œuvre du DME. Les postes importants sont les suivants :
Dépenses en ressources humaines (formation et conseil)
Fournitures (mises à niveau du système)
Frais administratifs (frais de formation)
Le budget sera principalement déterminé par la taille de votre organisation et le logiciel de DME choisi.
3. Nommer des chefs de projet solides
La mise en œuvre du DME est complexe et de grande envergure. Vous aurez besoin d'une équipe pour veiller à ce que chaque processus et chaque tâche soient réalisés dans les délais et dans le respect du budget.
Les membres typiques d'une telle équipe sont les suivants :
Gestion de projet/gestionnaire de pratique - gère la mise en œuvre du DME, y compris les tests post-déploiement
Analyste d'application : responsable de la migration et du nettoyage des données du DME
Développeur d'applications : personnalise le système de DME
Ingénieur de test AQ : responsable des tests et des performances du système de DME
Médecin défenseur : donne le point de vue du prestataire sur la formation, les données et les essais du logiciel
Représentant de l'infirmière : donne le point de vue de l'infirmière sur la formation, les données et les tests du logiciel
Défenseur de la facturation : représente le point de vue du service de facturation sur le logiciel
Tous les membres doivent travailler en étroite collaboration pour s'assurer que le logiciel de DME fonctionne comme prévu.
4. Choisir le bon logiciel de DME
Le choix du bon dossier médical électronique est l'une des étapes les plus difficiles que vous et votre équipe de mise en œuvre aurez à franchir. Les DME sont des programmes complexes dotés de multiples capacités et caractéristiques. Vous ne pouvez pas les tester l'un après l'autre, comme vous le feriez lors de l'achat d'une nouvelle voiture.
Pour affiner votre choix, procédez comme suit :
Clarifiez les priorités de votre système de DME :
Contrôle des coûts
Convivialité
Hébergement dans le nuage
Mise en œuvre et formation
Intégration avec les systèmes actuels
Service à la clientèle
Obtenez une certification DME auprès de l'Office of the National Coordinator for Health Information Technology (Office du coordinateur national pour les technologies de l'information dans le domaine de la santé).
Obtenir des demandes d'information (RFI) et des demandes de propositions (RFP) auprès des fournisseurs de DME. Leur système doit être conforme à la loi HIPAA. Si ce n'est pas le cas, ne tenez pas compte de leur demande d'information et de leur demande de proposition.
Demandez à votre équipe d'évaluer les demandes de renseignements et les demandes de propositions. Dans quelle mesure correspondent-elles à vos objectifs ?
Établissez une liste restreinte des trois ou quatre meilleurs fournisseurs.
Invitez les fournisseurs à faire une démonstration de leurs systèmes. Posez des questions. Par exemple, un moniteur de qualité médicale optimale fonctionne-t-il avec le DME ?
Enfin, choisissez votre fournisseur.
5. Préparer votre infrastructure technologique
Au cours de cette étape, votre équipe préparera les différents composants des réseaux de votre cabinet médical ou de votre groupe de soins de santé à gérer le système de DME.
La puissance de traitement est-elle suffisante pour fonctionner efficacement avec le logiciel ? la "puissance de traitement", dans ce cas, peut aller des lignes de données à la connectivité sans fil et à l'espace de stockage pour les systèmes de DME basés sur l'informatique en nuage.
Évaluez tout le matériel nécessaire. Les ordinateurs de qualité médicale sont-ils dotés de fonctions telles que l'identification par radiofréquence (RFID) pour vérifier l'identité de l'utilisateur ? Les dossiers médicaux des patients contenus dans les systèmes de DME sont protégés par la loi. Plus vos protocoles de sécurité sont robustes, plus il vous sera facile de rester en conformité.
L'équipe informatique de votre groupe et l'équipe chargée de la mise en œuvre du DME peuvent s'assurer que l'infrastructure est prête pour le nouveau système.
6. Test et dépannage du système
L'infrastructure du groupe est prête ; il est temps de migrer ou de transférer les informations de votre ancien système de dossiers médicaux.
Préparez la stratégie de migration. Que faut-il transférer ? Quels champs ? Prévoir une stratégie de secours au cas où des problèmes surviendraient avec le nouveau DME.
Convertir les dossiers papier en dossiers électroniques.
Nettoyer et vérifier les données.
Mettre en place la base de données du DME.
Migrer les données vers le nouveau système.
Tester et vérifier que toutes les données et tous les dossiers médicaux, anciens et nouveaux, sont correctement placés.
7. Former les utilisateurs
Avant de mettre en œuvre un nouveau système de DME, il est essentiel de s'assurer que tous les utilisateurs connaissent bien ses caractéristiques et ses fonctionnalités. Pour ce faire, il est conseillé de prévoir des programmes de formation complets dans l'ensemble de l'organisation. Ces séances de formation permettront de s'assurer que tous les utilisateurs ont les connaissances et les compétences nécessaires pour utiliser efficacement le nouveau système de DME, en maximisant ses avantages pour les soins aux patients et les tâches administratives.
La formation peut se faire à son propre rythme ou sur place. Dans le premier cas, les membres du personnel lisent des guides de l'utilisateur et regardent des vidéos d'instruction sur les nombreuses fonctionnalités du DME.
Dans le cadre de la formation sur site, un instructeur, généralement recruté par le fournisseur, se rend sur le lieu de travail pour enseigner aux utilisateurs.
Vous devrez déterminer quelle méthode est préférable en fonction des flux de travail de votre groupe et de la disponibilité du personnel.
8. Apporter des améliorations continues
La mise en œuvre du DME se poursuit une fois que le système est opérationnel. Au cours de cette dernière étape, vous et votre équipe de mise en œuvre évaluez le logiciel pour vous assurer qu'il répond à vos objectifs. Pensez-y :
Évaluer la rentabilité à l'aide de calculs de retour sur investissement.
Garantir une saisie rapide et complète des données en évaluant les taux d'erreur.
Mesurer l'impact sur la qualité des soins par le biais d'entretiens avec les patients.
Mesurer la satisfaction des prestataires au moyen d'enquêtes.
Une fois que vous avez reçu les informations ci-dessus, cherchez des moyens d'optimiser ces domaines.
La mise en œuvre du DME devient un jeu d'enfant grâce aux ordinateurs de Cybernet
Les dossiers médicaux électroniques sont essentiels aux soins de santé modernes, car ils simplifient les problèmes de flux de travail tels que la réduction des erreurs et les renouvellements d'ordonnance.
La mise en œuvre des systèmes logiciels de DME est complexe en raison des nombreuses fonctions impliquées, ce qui rend le processus potentiellement décourageant. Cependant, avec une feuille de route bien définie, une équipe de mise en œuvre compétente et des plans méticuleux étape par étape, les groupes médicaux tels que le vôtre peuvent mettre en œuvre efficacement les systèmes de DME avec un minimum de perturbation.
Contactez un professionnel de l'équipe Cybernet si vous souhaitez implémenter un logiciel de DME de votre cabinet médical à une organisation de soins de santé. Nos professionnels savent comment nos PC, tablettes et box PC de qualité médicale s'intègrent dans les implémentations.
Conçus dès le départ pour fonctionner dans les environnements de soins de santé les plus exigeants, ils sont prêts à héberger votre logiciel de DME avec des fonctions de sécurité telles que l'authentification unique Imprivata et la compatibilité avec les appareils et équipements médicaux existants.
